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El futuro llegó ayer (o como las tecnologías colaborativas nos ayudaron durante la pandemia covid19)

El futuro llegó ayer (o como las tecnologías colaborativas nos ayudaron durante la pandemia covid19)

¿Qué pasó? ya veníamos haciendo algún día por semana de Home Office, pero la necesidad imperiosa del Aislamiento Social Preventivo nos obligó a todos a hacerlo de lunes a viernes.

¿Como se solucionó en la práctica? Las aplicaciones de Comunicadores (Hangouts, Skype, Zoom, Bluejeans, Webex, entre otros) nos permitían hacer reuniones con “Clientes o Colaboradores” en otros países, pero, de un día para otro, las utilizamos para hablar y compartir tareas y documentos con “Clientes y Colaboradores” a 10 cuadras de la oficina, ahorrando tiempos, costos y molestias de viajes, mejorando la calidad de vida de los participantes, e incluso permitiendo más productividad.

Claro, antes era impensable no visitar periódicamente en forma presencial a un “Cliente o Colaborador”, para controles de avances y/o solucionar problemas. Aprendimos que con Comunicadores y Herramientas de Gestión de Proyectos (como el Trello y otros basados en OpenUP, Kanban o Scrum, “ágiles”) podemos hacer, en tiempos más acotados, las mismas funciones. ¡Ya estaba la Base del Cambio, pero la inercia laboral continuaba… y ahora cambió!

¿Como sigue? está claro que muchos de estos cambios forzados por la Cuarentena llegaron para quedarse. Casi nadie piensa que hay que ir todos los días a la Oficina. Sí hay que reunirse remotamente con los Compañeros de Trabajo en reuniones diarias ejecutivas y el resto del tiempo buscar mejorar la Atención de los Clientes, los Procesos, las mejoras en la Comunicación Interna y simplificar continuamente.

¿Cómo lo podemos manejar? Por ejemplo, utilizamos la G Suite de Google teniendo no sólo el Comunicador Hangouts / Meet, sino también todo el Entorno de Oficina (Escribir, Dibujar, Calcular, etc.) y los Archivos comunes disponibles desde Internet (Google Drive). Así, nos permitimos escribir “Documentos Vivos Compartidos” que, mientras los hacemos, lo estamos mostrando en tiempo real a nuestros Compañeros, hasta mucho mejor que cuando estábamos en la Oficina Física y teníamos que esperar que todos llegaran… ¡Otra vida!

Llegaron para quedarse. Los Comunicadores y Plataformas Colaborativas encauzaron, no sólo los Proyectos y Tareas, sino también unificaron en Internet (la Nube) los documentos dinámicos de cada cosa que hacemos, permitiendo la visibilidad inmediata a Todos los Compañeros de Trabajo, democratizando también la información laboral.

Asesoró: Alejandro Leguizamón, Gerente de Cuentas Clave y Transformación Digital de Algar Tech Argentina.